Zatrudnienie pracownika z zagranicy bywa dla firm jedynym sposobem, żeby obsadzić zmianę, utrzymać produkcję albo domknąć sezon. Sama rekrutacja to jednak dopiero połowa drogi. Druga połowa to compliance: sprawdzenie prawa do pracy, warunki zgodne z decyzją urzędu, zgłoszenia i dokumentacja. Poniżej zbieramy obowiązki pracodawcy, najczęstsze błędy oraz sankcje, o których trzeba wiedzieć, zanim cudzoziemiec pojawi się w firmie.
Co zmieniło się w przepisach
Od 1 czerwca 2025 roku obowiązuje nowa ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom. Najważniejsze zmiany z punktu widzenia pracodawcy:
- procedury są w pełni elektroniczne, wnioski i zgłoszenia składa się przez portal praca.gov.pl,
- zniesiono test rynku pracy, czyli obowiązek uzyskiwania informacji starosty o braku polskich kandydatów,
- kopię umowy z cudzoziemcem trzeba przekazać do urzędu jeszcze przed rozpoczęciem pracy,
- o podjęciu, niepodjęciu oraz zakończeniu pracy trzeba poinformować urząd w terminie,
- wzrosły sankcje za nielegalne powierzenie pracy.
Wniosek praktyczny jest jeden: dokumentacja przestała być formalnością odkładaną na koniec miesiąca. Terminy biegną od dnia, w którym pracownik pojawia się w firmie.
Obowiązki pracodawcy przy zatrudnianiu cudzoziemca
Zatrudniając osobę spoza Unii Europejskiej, musisz:
- Sprawdzić prawo do pracy przed zatrudnieniem. Legalny pobyt to nie to samo co prawo do pracy. Wiza turystyczna, wiza wydana w innym kraju strefy Schengen czy dokument pobytowy bez uprawnienia do pracy nie wystarczą. Weryfikacji dokonujesz na podstawie oryginału dokumentu, nie zdjęcia w wiadomości.
- Zawarć umowę na piśmie i na warunkach z decyzji. Stanowisko, wymiar czasu pracy, stawka i rodzaj umowy muszą odpowiadać temu, co zostało zadeklarowane w zezwoleniu lub oświadczeniu. Inne warunki wymagają zmiany dokumentu, a nie porozumienia między stronami.
- Przekazać kopię umowy do urzędu przed startem pracy. Odbywa się to elektronicznie. Brak pisemnej umowy jest jedną z przesłanek uznania pracy za nielegalną.
- Zgłaszać fakty dotyczące zatrudnienia. Podjęcie pracy, niepodjęcie pracy i jej zakończenie to osobne komunikaty do urzędu, każdy z własnym terminem.
- Informować o zmianach warunków pracy. Zmiana stanowiska, wymiaru czasu pracy albo stawki to nie tylko sprawa kadr, to również obowiązek wobec urzędu.
- Prowadzić i przechowywać dokumentację. Kopie dokumentów pobytowych przechowuje się przez cały okres zatrudnienia oraz dwa lata po zakończeniu roku, w którym skończyło się zatrudnienie. Jeśli umowa jest w języku obcym, potrzebne jest tłumaczenie na polski.
- Zapewnić warunki zatrudnienia zgodne z polskim prawem. Minimalne wynagrodzenie lub stawka godzinowa, normy czasu pracy, urlopy, BHP i zasada równego traktowania obowiązują tak samo jak w przypadku pracowników z Polski.
Legalny pobyt nie oznacza automatycznie prawa do pracy. Ten jeden błąd odpowiada za największą część kar w kontrolach PIP.
Najczęstsze błędy pracodawców
- zatrudnienie osoby z ważnym pobytem, ale bez podstawy do wykonywania pracy,
- praca na innych warunkach niż zapisane w decyzji, na przykład inne stanowisko, inny wymiar czasu albo niższa stawka,
- brak zgłoszenia rozpoczęcia pracy do urzędu pracy lub urzędu wojewódzkiego,
- przeoczone terminy ważności dokumentów, wiz, kart pobytu i zezwoleń,
- brak pisemnej umowy albo umowa podpisana po pierwszym dniu pracy,
- rozliczanie wynagrodzenia poniżej minimalnej stawki godzinowej przy umowach cywilnoprawnych.
Jakie są sankcje
Za nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi grozi grzywna od 3 000 do 50 000 zł za każdy taki przypadek, a kwota rośnie wraz z liczbą osób. Niedopełnienie obowiązków informacyjnych wobec urzędu to grzywna do 5 000 zł. W poważniejszych przypadkach, na przykład przy zatrudnianiu osób bez prawa pobytu, dochodzi odpowiedzialność karna. Do tego trzeba doliczyć koszt biznesowy: wstrzymaną produkcję, utratę pracownika i czas potrzebny na odbudowanie zaufania w trakcie kontroli.
Jak pomagamy w MP Work Service
Obowiązki formalne pozostają po stronie pracodawcy, ale większość pracy można wykonać wcześniej i wspólnie:
- Weryfikujemy kandydatów pod kątem kwalifikacji, doświadczenia i gotowości do wyjazdu, zanim trafią do Twojej firmy.
- Porządkujemy dokumenty. Współpracujemy z partnerami w krajach pochodzenia pracowników, a na miejscu pomagamy skompletować teczkę pracownika.
- Organizujemy transport i onboarding, żeby pierwszy dzień pracy nie był testem logistycznym.
- Doradzamy przy zmianach warunków pracy, gdy trzeba je dopasować do realiów produkcji.
- Działamy w modelu Success Fee. Płacisz za dostarczonego pracownika, bez abonamentu i bez opłat miesięcznych. Zakwaterowanie zapewnia pracodawca.
Checklista przed pierwszym dniem pracy
- tytuł pobytowy sprawdzony na oryginale dokumentu i ważny przez cały okres zatrudnienia,
- podstawa do pracy: zezwolenie, oświadczenie lub inny dokument uprawniający,
- umowa na piśmie zgodna z warunkami z decyzji,
- kopia umowy przekazana do urzędu przed rozpoczęciem pracy,
- zgłoszenie podjęcia pracy wysłane w terminie,
- teczka pracownika z kompletem kopii i tłumaczeń,
- osoba w firmie odpowiedzialna za terminy i kontakt z urzędem.
Jeśli zatrudniasz kilku lub kilkunastu pracowników z zagranicy, warto przejść przez tę listę raz i zamienić ją w stałą procedurę. Państwowa Inspekcja Pracy i urzędy wojewódzkie nie patrzą na intencje, tylko na dokumenty. Dlatego w rekrutacji zagranicznej najtańsze jest to, co zrobione porządnie na starcie.
Potrzebujesz pracowników i nie chcesz prowadzić rekrutacji samodzielnie? Poproś o wycenę, a przygotujemy plan zatrudnienia dopasowany do Twojej produkcji i sezonu.
